Visit Japan Web – Hướng dẫn khai báo 2025 chi tiết

Đối với du khách Việt Nam đang có kế hoạch đến Nhật Bản, việc làm quen với hệ thống khai báo trực tuyến Visit Japan Web (VJW) là bước chuẩn bị quan trọng. Công cụ do Cơ quan Kỹ thuật số Nhật Bản vận hành này cho phép hoàn tất các thủ tục kiểm dịch, nhập cư và hải quan trước chuyến bay. Khi đến sân bay, thay vì xếp hàng điền giấy tờ tay, hành khách chỉ cần quét mã QR từ điện thoại để đi qua các cổng kiểm soát nhanh chóng.

Hệ thống VJW ra mắt từ đầu năm 2022, ban đầu phục vụ khai báo kiểm dịch COVID-19, sau đó mở rộng tích hợp nhập cư và hải quan vào năm 2023. Tính đến năm 2025, đây vẫn là công cụ chính thức được chính phủ Nhật Bản hỗ trợ, giúp đơn giản hóa quy trình nhập cảnh cho hàng triệu du khách quốc tế mỗi năm. Bài viết này tổng hợp hướng dẫn chi tiết từ bước tạo tài khoản đến lấy mã QR tại sân bay, dựa trên các nguồn thông tin du lịch và hướng dẫn thủ tục.

Visit Japan Web là gì và có bắt buộc phải khai báo không?

Visit Japan Web là gì?

Visit Japan Web là một dịch vụ trực tuyến cho phép du khách nước ngoài thực hiện các thủ tục nhập cảnh trước khi đến Nhật Bản. Theo trang dịch vụ chính thức, đây là nền tảng để khai báo kiểm dịch, nhập cư, hải quan và cả dịch vụ mua sắm miễn thuế.

Ai cần phải khai báo Visit Japan Web?

Tất cả du khách nước ngoài nhập cảnh vào Nhật Bản đều có thể sử dụng VJW. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hệ thống này không thay thế visa nhập cảnh. Người Việt mang hộ chiếu phổ thông phải xin visa trước khi đi, theo thông tin từ Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam. VJW chỉ giúp khai báo thông tin nhập cảnh, hải quan, y tế.

Visit Japan Web có bắt buộc phải khai báo không?

Tính đến năm 2025, việc khai báo VJW không còn bắt buộc về mặt pháp lý như thời kỳ đỉnh điểm COVID-19. Tuy nhiên, hầu hết các sân bay lớn và hãng hàng không đều khuyến khích hoặc ưu tiên hành khách đã khai báo trước. Nếu không sử dụng VJW, du khách sẽ phải nhận tờ khai giấy tại sân bay và xếp hàng lâu hơn.

• Thời gian rút ngắn: VJW giúp thủ tục tại sân bay chỉ còn vài phút thay vì phải xếp hàng điền giấy tờ tay.
• Không thay thế visa: VJW chỉ hỗ trợ khai báo thủ tục, không thay thế visa nhập cảnh.
• Khó khăn phổ biến: Nhiều du khách Việt gặp khó khi điền tên do khác biệt thứ tự họ/tên giữa hệ thống và thói quen.
• Mã QR một lần: Mỗi mã QR chỉ dùng một lần, cần tạo mới cho mỗi lần nhập cảnh.
• Giao diện ngôn ngữ: Hỗ trợ tiếng Anh và các ngôn ngữ khác, chưa hỗ trợ tiếng Việt chính thức.
• Sản phẩm tạo ra: Hai mã QR riêng biệt cho nhập cảnh và hải quan.
• Đối tượng sử dụng: Tất cả du khách nước ngoài nhập cảnh Nhật Bản.

Hướng dẫn đăng ký tài khoản Visit Japan Web chi tiết

Các bước tạo tài khoản Visit Japan Web

Quy trình đăng ký tài khoản VJW bắt đầu bằng việc truy cập trang web chính thức. Nhấp vào nút “Đăng ký tài khoản mới” và nhập địa chỉ email cá nhân. Mật khẩu cần có ít nhất 10 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Sau khi gửi, hệ thống sẽ gửi mã xác minh qua email để hoàn tất đăng ký.

Hướng dẫn điền thông tin hộ chiếu và cá nhân

Sau khi đăng nhập, vào mục “Thông tin của tôi” (Your Details). Tại đây, cần trả lời hai câu hỏi quan trọng: “Hộ chiếu do chính phủ Nhật cấp?” chọn “Không”, và “Có visa nhập cảnh?” chọn “Có” nếu đã xin visa. Thông tin hộ chiếu cần nhập chính xác: họ tên (viết hoa, không dấu), ngày sinh (dd/mm/yyyy), quốc tịch (Vietnamese), số hộ chiếu, giới tính và nghề nghiệp bằng tiếng Anh.

Cách xác thực email và đăng nhập lần đầu

Sau khi nhận mã xác minh qua email, nhập mã vào hệ thống để kích hoạt tài khoản. Lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ yêu cầu đặt lại mật khẩu hoặc xác nhận thông tin. Nên lưu lại thông tin đăng nhập ở nơi an toàn.

Khai báo Visit Japan Web trước bao lâu? (Cập nhật 2025)

Thời điểm thích hợp nhất để khai báo VJW là khi nào?

Không có quy định cứng về thời gian khai báo tối thiểu trước chuyến bay. Tuy nhiên, các hướng dẫn du lịch khuyến nghị nên khai báo ngay sau khi có vé máy bay và thông tin khách sạn, thường là 2-4 tuần trước ngày khởi hành. Điều này đảm bảo đủ thời gian để kiểm tra lại thông tin và xử lý các lỗi phát sinh.

Quy định về kiểm dịch và nhập cảnh Nhật Bản 2025 có gì thay đổi?

Theo cập nhật từ các nguồn du lịch, tính đến năm 2025 không có thay đổi lớn về quy trình VJW so với năm 2024. Mục kiểm dịch y tế hiện thường được bỏ qua trừ khi có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan y tế Nhật Bản. Du khách vẫn cần thực hiện đầy đủ các bước khai báo nhập cư và hải quan.

Có thể khai báo Visit Japan Web tại sân bay Nhật Bản không?

Về mặt kỹ thuật, có thể thực hiện khai báo VJW tại sân bay nếu có kết nối internet. Tuy nhiên, việc làm này sẽ mất thời gian và không tận dụng được lợi thế của hệ thống. Nếu không khai báo trực tuyến, du khách sẽ nhận tờ khai giấy tại quầy để điền tay.

Hướng dẫn các bước khai báo nhập cảnh và hải quan trên Visit Japan Web

Cách khai báo thông tin kiểm dịch

Hiện nay, mục kiểm dịch y tế trên VJW thường được bỏ qua trừ khi có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan y tế Nhật Bản. Du khách vẫn có thể truy cập mục này để cập nhật tình hình sức khỏe của mình nếu cần.

Cách khai báo nhập cư (Immigration)

Sau khi tạo kế hoạch nhập cảnh, vào mục “Thủ tục nhập cảnh (Kiểm tra xuất nhập cảnh)”. Tại đây, cần khai báo mục đích chuyến đi (Tourism, Business, Visiting Relatives, Other) và thời gian lưu trú dự kiến. Thông tin này phải khớp với thông tin trên visa và tờ khai nhập cảnh.

Cách khai báo hải quan (Customs)

Mục hải quan yêu cầu kê khai tiền mặt, thuốc men, thực phẩm, hàng miễn thuế và số kiện hành lý (ký gửi và xách tay). Nếu không có hàng hóa đặc biệt, chọn “No” cho các câu hỏi. Trong trường hợp mang tiền mặt hoặc hàng hóa cần khai báo, chọn “Yes” và ghi rõ thông tin chi tiết.

Làm sao để lấy mã QR trên Visit Japan Web?

Sau khi hoàn tất khai báo, hệ thống sẽ tạo hai mã QR riêng biệt: mã QR nhập cảnh và mã QR khai báo hải quan (màu xanh dương). Lưu cả hai mã vào điện thoại hoặc in ra giấy làm phương án dự phòng. Khi đến sân bay Nhật Bản, quét mã QR nhập cảnh tại máy e-Gate để nhận thẻ nhập cảnh, sau đó quét mã QR hải quan tại máy khai báo hóa đơn điện tử (e-Gate) để nhận QR Code màu xanh dương.

Hướng dẫn khai báo Visit Japan Web cho trẻ em và gia đình

Cách thêm thành viên gia đình vào tài khoản VJW

Tài khoản VJW cho phép thêm “thành viên gia đình” hoặc “người phụ thuộc”. Sau khi đăng nhập, vào mục quản lý thành viên và thêm thông tin của từng người. Mỗi thành viên khi nhập cảnh vẫn cần có mã QR riêng cho chính mình.

Trẻ em dưới 6 tuổi có cần làm thủ tục riêng không?

Trẻ em cần được khai báo thông tin trên VJW thông qua tài khoản của người giám hộ. Mỗi trẻ sẽ có mã QR riêng. Nên chuẩn bị hộ chiếu và visa của trẻ để điền thông tin chính xác.

Thời gian phát triển của Visit Japan Web

Hệ thống Visit Japan Web đã trải qua quá trình phát triển và mở rộng chức năng qua các năm. Dưới đây là các mốc quan trọng:

1. 2022: Ra mắt Visit Japan Web, ban đầu phục vụ cho khai báo kiểm dịch COVID-19.
2. 2023: Mở rộng chức năng, tích hợp khai báo nhập cư và hải quan, trở thành công cụ toàn diện.
3. Tháng 4/2024: Quy định bắt buộc khai báo VJW cho một số hãng hàng không hoặc sân bay được dỡ bỏ, chuyển sang hình thức khuyến khích sử dụng.
4. 2025: Visit Japan Web vẫn là công cụ chính thức và được khuyến khích sử dụng, không có thay đổi lớn về quy trình.

Thông tin xác nhận và điều chưa rõ về Visit Japan Web

Bối cảnh của Visit Japan Web trong hệ thống nhập cảnh Nhật Bản

Visit Japan Web là một phần trong nỗ lực số hóa thủ tục hành chính của Nhật Bản, hướng tới mục tiêu ‘Xã hội 5.0’. Việc này giúp giảm tải cho nhân viên sân bay và tạo trải nghiệm mượt mà hơn cho du khách, đặc biệt trong bối cảnh lượng khách du lịch quốc tế đến Nhật Bản tăng mạnh sau đại dịch. VJW đóng vai trò then chốt trong chiến lược thu hút khách du lịch nước ngoài của chính phủ Nhật.

Sự tồn tại của VJW song song với thủ tục giấy tờ truyền thống tạo ra hai luồng nhập cảnh. Những người không rành công nghệ hoặc có vấn đề về kết nối internet vẫn có thể nhập cảnh bằng giấy tờ, nhưng phải chấp nhận thời gian chờ đợi lâu hơn.

Nguồn thông tin và trích dẫn về Visit Japan Web

“This is a service that allows you to perform arrival procedures (immigration, customs) and ‘Tax-free shopping service’ online.”

— Trang dịch vụ chính thức: services.digital.go.jp/en/visit-japan-web

“Hãy sử dụng trang web VisitJapanWeb để thực hiện các thủ tục nhập cảnh Nhật Bản (kiểm dịch nhập…)”

— Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam (Facebook post)

Tóm tắt những điều cần biết về Visit Japan Web

Visit Japan Web là công cụ hữu ích giúp du khách Việt Nam tiết kiệm thời gian làm thủ tục nhập cảnh Nhật Bản. Việc khai báo trước chuyến bay, đặc biệt là sử dụng chức năng quét camera để nhập thông tin hộ chiếu, giúp tránh sai sót và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Mặc dù không bắt buộc tuyệt đối, VJW được khuyến khích sử dụng để tránh xếp hàng dài tại sân bay. Du khách cũng cần lưu ý rằng VJW không thay thế visa nhập cảnh, và việc xin visa vẫn là điều kiện tiên quyết. Để chuẩn bị tốt nhất cho chuyến đi, hãy tìm hiểu thêm về Kinh nghiệm xin visa du lịch Nhật Bản và tham khảo Cẩm nang du lịch Nhật Bản tự túc.

Câu hỏi thường gặp về Visit Japan Web